Рекомендации по заполнению

бланков форм налоговой отчетности

Бланки форм налоговой отчетности являются машиночитаемыми листами (разработаны с учетом требований обработки методом электронного сканирования). Необходимым условием для приема и обработки декларации является требование заполнения формы с учетом выполнения нижеследующих рекомендаций.

Комплект бланков каждой формы декларации состоит из набора отдельных листов.

Обязательным для заполнения является только основная форма декларации. Остальные листы могут заполняться при наличии информации, изложенной в них.

1. Способы заполнения формы

Форма может быть заполнена следующими способами:

1. Ручное заполнение. Буквы, цифры и другие символы, составляющие предметную информацию, пишутся раздельно, каждый символ – в отдельную клетку.

2. На принтере.

3. На пишущей машинке.

Заполнение представляет собой комбинацию любых способов заполнения, перечисленных в пунктах 1-3.

2. Элементы машиночитаемой формы

На форме присутствуют следующие элементы:

1. Поля для заполнения, подлежащие автоматической обработке. Они содержат информацию, ради получения которой создается и заполняется форма:

2. Поля, содержащие значимую информацию (например, печать организации, подпись), но не распознаваемые автоматически.

3. Пояснительная информация - любая текстовая или графическая информация на форме, не предназначенная для распознавания. Например, реквизиты (заголовки) полей, рекомендации по заполнению, вспомогательные надписи, нумерация страниц и т.д.

4. Реперы. Это специальные элементы формы , предназначенные:

· для обеспечения точного наложения шаблона формы (определения положения полей на форме);

· для выравнивания перекоса изображения, компенсации линейных и нелинейных искажений, возникающих в результате сканирования;

· для однозначной идентификации формы при одновременной обработке нескольких различных форм.

В качестве реперов использованы следующие элементы формы:

· черные квадраты;

· линии (горизонтальные и вертикальные сплошные);

· статический текст (любая пояснительная информация);

· штрих-код EAN 13.

3. Требования к заполнению форм

Категорически запрещается получать формы путем размножения их с использованием ксерокопировальной техники. В этом случае может произойти изменение размеров и параметров элементов формы: утолщение рамок или растра ограничителей полей ввода, изменение насыщенности цветов, что отрицательно сказывается на качестве распознавания текста.

1. Формы необходимо заполнять аккуратно заглавными буквами черными или синими чернилами без исправлений и помарок.

Фломастер приводит к более низкому качеству распознания в связи с заливанием мелких деталей. Не распознаются карандаш и светлые цветные чернила.

Образец заполнения букв, цифр, знаков препинания и полей сумм:

2. Формы налоговой отчетности имеют фиксированный и конкретизированный набор полей. Т.е. тип информации конкретного поля строго определен его названием. Например, в поле «Фамилия» может находиться только фамилия, в поле «Дата» - только дата и т.д. При вводе информации в компьютер значение имеют только данные из заполняемых полей.

3. Реквизиты формы заполняются в специально отведенных полях, разделенных на клетки. В каждую клетку вносится только один символ (печатная буква, цифра).

4. Цифровые клетки заполняются арабскими цифрами позиционно начиная с лево-направо в разрядах млрд./млн./тыс.

5. Буквенные поля заполняются с первой левой клетки.

6. Перенос на следующую строку производится без дефиса.

7. Если при заполнении формы какие-либо поля не заполняются, то они остаются пустыми.

8. Во всех полях «Дата» арабскими цифрами проставляется день, месяц и год. Причем, число и месяц до десяти проставляются следующим образом: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, а год обязательно заполняется четырехзначным числом (например, 2001, 2002, 2009 ).

9.Количество листов в представленной форме в соответствующих позициях следует проставлять только после того, как декларация будет заполнена.

10. Если на двусторонней форме отведено место под штампы или печать, то необходимо предусмотреть, чтобы чернила, применяемые на одной стороне формы, не могли повлиять на информацию, расположенную на обороте.

11.При размещении подписи необходимо предусмотреть, чтобы при заполнении формы содержимое таких блоков не вносило дефекты в предметную информацию.

12. В случае печати формы на принтере нужно использовать лазерные принтеры с разрешением не менее 600 точек на дюйм. Желательно распечатывать формы на одном и том же принтере или на разных принтерах одной и той же модели.